Projekt utbildning strategi mall

Projektutbildningsplan Olika typer av utbildning är en integrerad del av många IT-projekt. Börja med att identifiera din publik eller vem behöver vilken träning. Att identifiera din målgrupp dikterar ofta träningsinnehållet och leveransmetoden, t. ex. utbildning av projektets systemadministratörer innebär ofta få studenter, mycket tekniskt innehåll och levereras på plats av säljaren som instruktörledd klass. Uppskattningar för övriga utbildningskrav kan komma från projektets intressenter. Se projektets träningschecklista (worksheettab) för andra idéer och exempel och för detaljerad planering. Var noga med att läsa instruktionerna och definitionerna i arbetsboken för vägledning. Vänligen skicka frågor och feedback om användningen av denna mall till it-project-managementvt. edu. Anvisningar för användning Spara en kopia av arbetsbladet IT Project Training Plan (Excel pdf). Läs sidan Instruktionsdefinitioners arbetsblad. Använd kalkylbladet Krav identifiera alla typer av träning som behövs. Spela in detta i publiken och träna innehålls kolumner. För varje typ av träning som identifieras kompletterar du övriga träningskrav (kolumner) med inmatning från projektets intressenter. Använd Checklist-kalkylbladet för detaljerad planering för varje typ av identifierad träning. Använd information om arbetsbladet för att slutföra projektets räckviddsformulär. Om det är önskvärt bifogar du det färdiga arbetsbladet till projektets räckviddsformulär. Spara färdigt arbetsblad med den andra projekthanteringsdokumentationen i projektdokumentförvaret. Obs! Innehållet på denna webbplats är en quotviving documentquot med justeringar gjorda baserat på erfarenhet och användning. Hur man utvecklar en träningsstrategi För ofta mäts träning och framgång i en organisation utifrån antalet tränade sessioner och antalet personer i sätena. Detta representerar otillräckligt värdet av träning i en organisation. Utbildningen måste fokusera på att förbättra den nuvarande prestationen i en organisation, samt säkerställa att färdigheter finns bland anställda för framtida kompetenser som krävs av organisationen. Nedan följer en grafisk representation av alla innehållsområden som behandlas i denna artikel för att svara på frågan om hur man bygger ett organisationsutbildnings - och utvecklingsprojekt. Vad är en träningsstrategi En träningsstrategi är en för utbildning och utveckling i en organisation som kräver att genomförandet ska uppnå framgång. Det är en plan som behöver stödja optimeringen av personalkapitalet i organisationen. Det är viktigt att träningsstrategin är anpassad till organisationsstrategin och möjliggör dess vision att realiseras. Varför ha en träningsstrategi Många poäng kan ställas fram till förmån för varför du behöver en träningsplan. Den mest övertygande ligger dock i resultaten av en ny studie av 3 000 företag gjorda av forskare vid University of Pennsylvania. De fann att 10 av intäkterna - tillbringade på kapitalförbättringar, ökar produktiviteten med 3,9 till att utveckla humankapital, ökade produktiviteten med 8,5 Vad är komponenterna Hur skapas de? En strategi utformad men inte genomförd är värdelös För att kunna ta med om de bästa resultaten för träningsstrategin måste träningsprodukterna eller tjänsterna marknadsföras och befordras genom att manipulera följande: Fortsätt träningspass och framtidsinriktad. Se till att det finns praktisk överföring av inlärning. Utbildningsplanmall UTBILDNINGSPLANMEDEL Inledning Detta avsnitt ska innehålla en allmän beskrivning av träningsplanen och en översikt över vad planen ska innehålla. Det finns inte mycket behov av detaljerad information i det här avsnittet eftersom detaljerna kommer att ingå i efterföljande avsnitt i hela dokumentet. Det här avsnittet kan innefatta syftet med utbildningen och målen som utbildningen utformades för att uppnå. Denna träningsplan, utvecklad av Ace Consulting, är utformad för att beskriva målen, kraven, strategin och metoden som ska användas när Ace Agile Training tillhandahålls. Syftet med denna utbildning är att träna Ace Consulting Staff på olika vanliga Agile Project Management metoder och verktyg. Denna utbildning kommer att göra det möjligt för Ace Consulting Staff att arbeta närmare sina kunder för att introducera Agile-metoder i deras nuvarande projektledningspraxis. Kontaktpunkter Det här avsnittet bör ge kontaktpunkterna utbildning, utveckling, samordning och förenkling. Kontaktpunkterna kan också innehålla avdelnings - eller sektionschefer och utbildningsplanerare. Kontaktpunkter är nödvändiga som en snabb referens för rätt personalen till kontakter angående frågor om utbildning, schemaläggning eller krav. Kontaktpunkterna för Ace Agile Training, samt avdelningsutbildningsplanerare, listas i tabellen nedan. För frågor angående utbildningsutveckling, samordning eller förenkling, vänligen kontakta lämplig kontaktpunkt nedan. Behov och färdighetsanalys Det här avsnittet ska beskriva olika aspekter av träningen för att inkludera följande: Organisationsbehov, Utbildningsutvecklingsstrategi, Målgrupp, Lärandemål och färdigheter som krävs för att möta lärandemål. Detta avsnitt är viktigt för att skapa grunden för den övergripande träningsplanen. Det ger en beskrivning av vad organisationerna behöver, hur utbildningen utvecklades och vilka färdigheter och lärandemål som krävs för att möta dessa behov. Ace Consulting har identifierat behovet av sin konsultgrupp för att få en bättre förståelse och mer förtrogenhet med Agile Project Management metoder och ramverk. Eftersom våra kunder har uttryckt en önskan att flytta in på att hantera projekt genom Agile-metoder, måste Ace Consultings anställda vara bättre placerade för att hjälpa sina kunder att uppnå detta tillvägagångssätt. Ace Consultings Training Department har arbetat för att utveckla ett Agile Training Program för att möta detta behov. För att göra detta har Ace Consultings träningsgrupp deltagit i olika Agile train-the-trainer-kurser, köpt det senaste Agile-träningsmaterialet och har använt dessa verktyg för att utveckla ett robust program för att utbilda Aces Consulting Group-anställda. Målgruppen för den här utbildningen är Aces cadre av fältkonsulter som har direkt fakturabelt stöd till sina kunder. Dessa anställda tjänar som främsta led i kraften för att göra det möjligt för sina kunder att överväga och genomföra Agile-metoder i sin projektledningsstruktur. De färdigheter som krävs för att delta i denna utbildning är i enlighet med Ace Consultings Management Consulting Guide. Denna guide dokumenterar de färdigheter som krävs av alla Ace-fältkonsulter. Lärandemålen för denna utbildning är: Ljudkännedom om flera vanliga Agile-metoder. Möjlighet att kommunicera Agile metoder till kunder. Förmåga att hjälpa kunder att genomföra Agile-verktyg (scrum, Kanban). Krav Spårbarhet Det är viktigt att all utbildning som tillhandahålls inom en organisation ger värde och gynnar organisationen genom att stödja sina strategiska mål och mål. I det här avsnittet beskrivs hur utbildningskraven gäller lärandemålen och hur lärandemålen knyts till stöd för organisationsstrategin. Ace Consultings Agile Training Program är nödvändigt för att ge Aces Consulting Branch de verktyg som behövs för att introducera och implementera Agile-metodiken över hela kundbasen. Aces Executive Ledarskap har bestämt att Agile Project Management är en nyckelfaktor i företagets förmåga att växa och ge värde åt sina kunder. Agile Training Program kommer att träna Aces konsulter i vanliga Agile metoder. Det kommer också att ge scenariedrivna praktiska övningar för att undervisa konsulter att kommunicera dessa metoder till kunder. Slutligen kommer utbildningen att ge konsulter den nödvändiga kunskapen för att introducera och implementera Agile-verktyg bland sin kundbas. Dessa inlärningsmål stöder direkt Ace Consultings företagsstrategi att flytta in i olika projekthanteringsfält och ge fler alternativ och värde till sina kunder. Utbildningsmetod Denna del av träningsplanen ska användas för att beskriva vilka metoder som ska användas för att utföra träningen. Utbildningsmetodiken bör komplettera och förstärka de behov, färdigheter och lärandemål som redan beskrivits. Tillsammans med träningsmetoderna bör beskrivningar av olika träningsmedier ges i detta avsnitt för att inkludera text - eller kursböcker, audiovisuella verktyg och hjälpmedel eller annat referensmaterial. För att uppnå lärandemålen för Ace Consulting Agile Training Program, har en grundlig utbildningsmetod utvecklats för lämplig målgrupp och färdighetssätt. Utbildningen kommer att bestå av ett tre (3) dagers instruktionsblock och inkluderar olika träningsmaterial och scenarier. Efter avslutad utbildning kommer ett test att administreras för att säkerställa behärskning av de agila koncepten och lärandemålen. Utbildningsmaterial kommer att innehålla en 65-sidig PowerPoint-presentation, handouts på de olika Agile-verktygen, 5 scenarier utformade för att låta studenterna tillämpa olika Agile-begrepp och ett slutligt test som tas av alla studenter. Instruktören kommer att undervisa Agile-ramverket och koncepten från bildpresentationen. Vid olika intervaller under träningen kommer instruktören att presentera scenarier för de studenter som kommer att bryta sig in i grupper för att slutföra och korta sina scenarie lösningar. Det kommer att finnas gott om möjligheter inbyggd i klassen för frågor och svar också. Kompletterande handouts kommer att ges till alla studenter som täcker de verktyg som används i Agile Project Management. Dessa handouts kommer att diskuteras i träning och studenter förväntas studera och behärska de begrepp som ingår i handouts före kursens slutprov. Examinationen kommer att administreras i slutet av den sista dagen av träningen. Examinationen kommer att bestå av trettio (30) frågor. För att klara en student måste svara minst 24 (24) frågor korrekt. En godkänd kurs ska tjäna certifiering för studenten. Utbildningsmiljö Denna avsnitt av träningsplanen ska beskriva var träningen ska äga rum. Den här beskrivningen kan innehålla sittplatser, tillgänglig audiovisuell utrustning, uppgifter och ansvar för att reservera rumsrum där utbildningen ska hållas och eventuella tillhörande studentkrav. Det här avsnittet bör också innehålla en lista över eventuella begränsningar och begränsningar för träningsmiljön. Utbildningen kommer att genomföras i Ace Consulting Executive Conference Room (ECR). ECR har en sittplatsskapacitet på 15 studenter. ECR är fullt utrustad med en stationär arbetsstation med anslutning till en överheadprojektor. ECR har också flera vita styrelser och flipchart som är nödvändiga för de olika visuella hjälpmedel som krävs för denna träningsevenemang. ECR är också utrustad med telekonferens och videotelefonkonferens om det skulle uppstå behov. Ingen mat eller dryck är tillåtet i ECR så att det blir tillräckligt med raster till eleverna genom hela träningen samt tillräckliga lunchpauser på varje träningsdag. Medan det finns lokala nätverk (LAN) - anslutningar som finns i ECR, kommer studenterna inte att få ta med sina bärbara datorer, eftersom detta kommer att vara störande för träning. Eleverna är också avskräckta från att svara på e-post och telefonsamtal på sina björnbär eller andra mobila enheter medan träning utförs. Eleverna kommer att ha tillräcklig tid under pauserna för att kontrollera e-post och ringa under hela tre dagarna av träningen. Utbildning Referenser De flesta träning innehåller olika referensmaterial för studenter att ta emot och lära. Det här avsnittet ska lista och beskriva dessa referensmaterial samt tillhandahålla formulär eller dokumentnummer, versionsnummer, format och plats där dokumenten är lagrade och tillgängliga för studenterna. Det finns flera referenser som kommer att användas under de tre dagarna av Agile-träningen. Alla dessa material kommer att tillhandahållas till eleverna på den första dagen av träning men dessa material kommer också att finnas tillgängliga om eleverna förlorar eller förlorar något av föremålen. Tabellen nedan ger en lista över referensmaterial, dokument och versionsnummer, format och plats där materialen kommer att finnas tillgängliga. Shared Drive Agile Training Mapptestning och utvärdering Många träningsarrangemang har någon metod att testa eller utvärdera studentprestanda och elevernas förmåga att förstå de olika begreppen. Detta avsnitt ska beskriva i detalj de test - och utvärderingskrav som förväntas av alla elever som utbildas. Detta kan innehålla nödvändiga poäng och betyg, ämnet testas eller andra utvärderingsmetoder och kriterier. Efter avslutningen av det tre dagars Agile Training Programmet kommer alla elever att få ett 30 (30) frågetest för att visa sin förmåga att behärska olika Agile-begrepp. Alla elever måste uppnå en rå poäng på minst 24 (24) korrekta svar. Testet kommer att bestå av frågor relaterade till följande: Allmänna Agile Concept and Theory Kunskap om Kanban Board Theory and Practice Knowledge of Scrumteori och övningskunskap om extrem programmeringsteori och övning Genomförande Agile Methodology Efter att ha erhållit godkänt testresultat ska studenterna få certifiering som en Ace Consulting Agile Project Management Practitioner. Om en student inte lyckas uppnå ett godkänt slutresultat kommer ingen certifiering att tilldelas och studenten får möjlighet att ta ut träningen igen med ett efterföljande omprövning på ledarens diskretion. Träningsplan Alla träningsarrangemang bör ha ett formellt schema upprättat. Detta ger studenter, facilitatorer och ledning med medvetenhet om undervisningen. Schemat bör vara formellt planerat och omfatta alla instruktionsblock samt planerade raster. Detta avsnitt ska ge en detaljerad beskrivning av träningsplanen. Ace Consultings Agile Training Programmet spänner över tre (3) dagar i enlighet med följande träningsschema: Projektledning Planmall PROJECT MANAGEMENT PLAN TEMPLATE Introduktion Introduktionen ger en överblick över projektet och vad som ingår i denna Projekthanteringsplan. Detta bör innehålla en högnivåbeskrivning av projektet och beskriva projektets resultat och fördelar. Överdriven detalj är inte nödvändig i det här avsnittet eftersom övriga delar av projektplanen kommer att innehålla denna information. Detta avsnitt i projektplanmallen ska ge en sammanfattad ram av projektet och dess syfte. Titta tillbaka på projektstadgan för information att inkludera i det här avsnittet. Total Software Incorporated (TSI) har nyligen godkänt SmartVoice-projektet för att gå vidare för projektinitiering inom gruppen för forskning och utveckling (RD). Detta projekt kommer att resultera i utveckling av nya program för röstigenkänning och stödjer TSIs företagsstrategi för att tillhandahålla progressiva lösningar till kunder som förbättrar produktiviteten både på arbetsplatsen och i hemmet. Medan röstigenkänningsprogramvara för närvarande är tillgängligt anser TSI att den nya tekniska utvecklingen kommer att göra det möjligt för vårt team att utveckla en lösning som är överlägsen det som finns tillgänglig för närvarande. TSD har lyckats få marknadsandel på grund av sin aggressiva strävan efter produktkvalitet, användarvänlighet, flexibilitet och kundservice. Dessutom förstår kunder att våra produkter kan tillämpas på ett brett utbud av användningsområden för affärs - och personliga funktioner. Genom att utnyttja vårt rykte för överlägsen kvalitet och användarvänliga produkter och utnyttja ny teknik kan TSI positionera sig som den främsta leverantören av effektiv och lättanvänd programvara för röstigenkänning i dagens marknadsplats. Projektledningens tillvägagångssätt I det här avsnittet av projektplanen redogörs du över det övergripande ledningsförfarandet för projektet. Detta avsnitt ska generellt beskriva rollgrupperna och myndigheternas ansvar för projektgruppens medlemmar. Det bör också innehålla vilka organisationer som ska tillhandahålla resurser till projektet och eventuella resursbegränsningar eller begränsningar. Om det finns några beslut som måste göras av specifika individer för att till exempel bevilja ytterligare finansiering genom projektet bör sponsorthis också anges här. Den ska skrivas som en sammandrag för projekthanteringsplanen. Projektledaren, Joe Green, har den övergripande myndigheten och ansvaret för att hantera och genomföra projektet enligt denna projektplan och dess planer för ledning. Projektgruppen kommer att bestå av personal från kodningsgruppen, kvalitetsstyrningssäkerhetsgruppen, teknisk skriftgrupp och testgrupp. Projektledaren kommer att arbeta med alla resurser för att utföra projektplanering. Samtliga projekt - och dotterhanteringsplaner kommer att granskas och godkännas av projektsponsor. Alla finansieringsbeslut kommer också att göras av projektsponsor. Varje delegation av godkännandemyndigheten till projektledaren ska vara skriftlig och undertecknad av både projektsponsor och projektledare. Projektgruppen kommer att vara en matris i att gruppmedlemmar från varje organisation fortsätter att rapportera till sin organisationsledning under hela projektets varaktighet. Projektledaren ansvarar för att kommunicera med organisationschefer om framsteg och prestanda för varje projektresurs. Projektomfattning Ange projektets omfattning i detta avsnitt i projekthanteringsplanen. Omfattningsutlåtandet från projektcharteret bör användas som utgångspunkt, men projektplanen måste innehålla en mycket mer detaljerad räckvidd än stadgan. Denna detalj ska innehålla vad projektet gör och inte innehåller. Ju mer detaljer som ingår i detta avsnitt, desto bättre är produkten. Detta kommer att bidra till att klargöra vad som ingår i projektet och hjälpa till att undvika förvirring från projektgruppsmedlemmar och intressenter. Omfattningen av TSD: er SmartVoice-projekt omfattar planering, design, utveckling, testning och övergång av SmartVoice-programvaran för röstigenkänning. Denna programvara kommer att uppfylla eller överträffa organisatoriska programstandarder och ytterligare krav som fastställs i projektcharter. Omfattningen av detta projekt omfattar även slutförande av all dokumentation, manualer och träningshjälpmedel som ska användas tillsammans med programvaran. Projektfärdigställandet kommer att inträffa när mjukvaru - och dokumentationspaketet har genomförts och övergått till TSD: s tillverkningsgrupp för produktion. Allt SmartVoice-projektarbete utförs internt och ingen del av projektet kommer att läggas ut. Omfattningen av detta projekt innehåller inte några ändringar i krav på standard operativsystem för att köra mjukvaran, programuppdateringar eller revisioner. Milstolpe Lista Ge en sammanfattande lista över milstolpar inklusive datum för varje milstolpe. Inkludera en inledande paragraf i detta avsnitt som ger viss inblick i de viktigaste milstolparna. Detta avsnitt i projektplanmallen bör också nämna eller diskutera åtgärder som vidtagits om eventuella ändringar i milstolparna eller leveransdatum krävs. Nedanstående diagram visar de viktigaste milstolparna för SmartVoice-projektet. Diagrammet omfattar endast viktiga projektmilstoler som slutförande av projektfas eller granskning. Det kan finnas mindre milstolpar som inte ingår i detta diagram men ingår i projektschemat och WBS. Om det finns planeringsfördröjningar som kan påverka en milstolpe eller leveransdatum, måste projektledaren genast underrättas så att proaktiva åtgärder kan vidtas för att mildra slipsar i datum. Eventuella godkända ändringar av dessa milstolpar eller datum kommer att meddelas projektledaren av projektgruppen. Kompletterad programvara och dokumentation som övergått till verksamhetsgrupp för att börja produktionen Schema Baslinje och Arbetsuppdelningsstruktur Denna del av Projekthanteringsplanen bör diskutera WBS, WBS Dictionary och Schedule-baslinjen och hur de ska användas för att hantera projektets omfattning. WBS ger arbetspaketet att utföra för att projektet ska slutföras. WBS Dictionary definierar arbetspaket. Schablonbaslinjen ger en referenspunkt för hantering av projektets framsteg som det gäller schema och tidslinje. Schablonbaslinjen och arbetsfördelningsstrukturen (WBS) ska skapas i Microsoft Project. WBS kan exporteras från MS Project-filen. Var noga med att konsultera vår mall för arbetsavbrott. WBS för SmartVoice-projektet består av arbetspaket som inte överstiger 40 timmars arbete men är minst 4 timmars arbete. Arbetspaket har utvecklats genom nära samarbete mellan projektgruppsmedlemmar och intressenter med input från funktionella chefer och forskning från tidigare projekt. WBS Dictionary definierar alla arbetspaket för SmartVoice-projektet. Dessa definitioner inkluderar alla uppgifter, resurser och resultat. Varje arbetspaket i WBS definieras i WBS Dictionary och kommer att hjälpa till med resursplanering, uppförande av uppgifter och säkerställa att leveranser uppfyller projektkraven. SmartVoice Project-schemat var härledt från WBS och Project Charter med inmatning från alla projektteammedlemmar. Schemat slutfördes, granskades av projekt sponsorn, och godkändes och basfodrad. Schemat kommer att behållas som en MS Project Gantt-diagram av SmartVoice Project Manager. Eventuella föreslagna ändringar i schemat kommer att följa TSD: s förändringsstyrningsprocess. Om fastställda gränskontroller kan överskridas, kommer en ändringsförfrågan att skickas till projektledaren. Projektledaren och teamet kommer att bestämma effekterna av förändringen i schemat, kostnader, resurser, omfattning och risker. Om det fastställs att effekterna överstiger gränsvillkoren, kommer ändringen att skickas till projektskyddet för granskning och godkännande. SmartVoice gränsvillkor är: KPI mindre än 0,8 eller högre än 1,2 SPI mindre än 0,8 eller större än 1,2 Om ändringen godkänns av projekt sponsorn kommer den att genomföras av projektledaren som kommer att uppdatera schemat och all dokumentation och kommunicera Ändringen till alla intressenter i enlighet med Change Control Process. Projektplanens baslinje och arbetsfördelningsstruktur finns i Bilaga A, Projektschema och Bilaga B, Arbetsuppdelningsstruktur. Ändra förvaltningsplan Denna del av projektplanen ska beskriva din förändringsstyrningsprocess. Idealiskt är denna process en viss typ av organisationsstandard som är repeterbar och klar på de flesta eller alla projekt när en förändring är nödvändig. Ändringar av något projekt måste noggrant övervägas och förändringens inverkan måste vara tydlig för att kunna göra några typer av godkännandebeslut. Många organisationer har ändringsstyrelser (CCB) som granskar föreslagna ändringar och antingen godkänner eller nekar dem. Detta är ett effektivt sätt att tillhandahålla övervakning och säkerställa adekvat feedback och granskning av förändringen uppnås. Detta avsnitt i projektplanmallen ger dig en plats där du också ska identifiera vem som har godkännandemyndighet för ändringar i projektet, som lämnar ändringarna, hur de spåras och övervakas. För komplexa eller stora projekt kan ändringshanteringsplanen ingå i bilagan till projekthanteringsplanen eller som ett separat, fristående dokument. Vi har en detaljerad Change Management Plan Template tillgänglig på vår hemsida. Följande steg innefattar TSI: s organisationsförändringsstyrningsprocess för alla projekt och kommer att utnyttjas i SmartVoice-projektet: Steg 1: Identifiera behovet av en förändring (Varje intressent) Förfrågaren kommer att skicka in en kompletterad TSI-ändringsansökningsformulär till projektledaren Steg 2: Logförändring i ändringsförfrågningsregistret (Projektledare) Projektledaren kommer att behålla en logg över alla ändringsförfrågningar under projektets varaktighet. Steg 3: Utför en utvärdering av förändringen (Projektledare, projektgrupp, förfrågare) Projektledaren kommer att genomföra en utvärdering av förändringens inverkan på kostnad, risk, schema och omfattning. Steg 4: Skicka ändringsförfrågan till Change Control Board (projektledare) Projektledaren kommer att skicka ändringsförfrågan och analys till CCB för granskning Steg 5: Ändra styrelsens beslut (CCB) KKB kommer att diskutera den föreslagna ändringen och avgöra huruvida den kommer att godkännas utifrån all inlämnad information. Steg 6: Implement change (Project Man ager) Om en ändring godkänns av CCB, kommer projektledaren att uppdatera och omarbeta projektdokumentationen efter behov, samt se till att eventuella ändringar meddelas lag och intressenter. Varje lagmedlem eller intressent kan skicka in en ändringsförfrågan till SmartVoice Projekt. SmartVoice Project Sponsor kommer att vara ordförande för CCB och eventuella ändringar av projektets omfattning, kostnad eller schema måste uppfylla sitt godkännande. Alla ändringsförfrågningar kommer att loggas i förvaltningsregistret av projektledaren och spåras igenom för att slutföra om det är godkänt eller inte. Kommunikationshanteringsplan Syftet med kommunikationshanteringsplanen är att definiera kommunikationskraven för projektet och hur informationen ska distribueras för att säkerställa projektsucces. Du borde ge stor uppfattning om hur du vill hantera kommunikation på varje projekt. Genom att ha en solid kommunikationshanteringsmetod kommer du att upptäcka att många projekthanteringsproblem kan undvikas. I det här avsnittet ska du ge en översikt över din kommunikationshanteringsmetod. Kommunikationshanteringsplanen definierar i allmänhet följande: Kommunikationskrav baserade på roller Vilken information kommer att kommuniceras Hur informationen kommer att kommuniceras När kommer information att distribueras Vem har kommunikationen Vem tar emot kommunikationen Kommunikationsåtgärder För större och mer komplexa projekt, Förvaltningsplanen kan inkluderas som en bilaga eller ett separat dokument förutom projekthanteringsplanen. Vi har en detaljerad kommunikationshanteringsplanmall tillgänglig på vår hemsida. Denna kommunikationshanteringsplan fastställer kommunikationsramen för detta projekt. Det kommer att fungera som en vägledning för kommunikation under hela projektets liv och kommer att uppdateras när kommunikationsbehov förändras. Denna plan identifierar och definierar rollerna hos SmartVoice-projektteammedlemmar som de avser kommunikation. Den innehåller också en kommunikationsmatris som kartlägger kommunikationsbehovet för detta projekt och kommunikationsförfaranden för möten och andra former av kommunikation. En projektteamkatalog finns också för att ge kontaktinformation till alla intressenter som är direkt involverade i projektet. Projektledaren kommer att spela huvudrollen för att säkerställa effektiv kommunikation om detta projekt. Kommunikationskraven är dokumenterade i kommunikationsmatrisen nedan. Kommunikationsmatrisen kommer att användas som vägledning för vilken information som ska kommunicera, vem ska kommunicera, när den ska kommuniceras och vem som ska kommunicera. Möten: Projektledaren distribuerar en mötesagenda minst 2 dagar före det planerade mötet och alla deltagare förväntas granska dagordningen före mötet. Under alla projektmöten ska tidtagaren se till att gruppen följer de tider som anges i dagordningen och inspelaren tar alla noter för distribution till laget efter avslutad möte. Det är absolut nödvändigt att alla deltagare anländer till varje möte i tid och alla mobiltelefoner och björnbär ska stängas av eller ställas in på vibrationsläge för att minimera distraktioner. Mötesminuten kommer att delas ut senast 24 timmar efter det att varje möte har slutförts. E-post: Alla e-postmeddelanden som gäller SmartVoice-projektet ska vara professionella, fria från fel och ge kort kommunikation. E-post ska distribueras till rätt projektdeltagare i enlighet med ovanstående kommunikationsmatris baserat på innehållet. Alla bilagor ska vara i ett av organisationsprogrammen för standardprogram och följa upp etablerade företagsformat. Om e-postmeddelandet ska ge ett problem framåt borde det diskutera vad problemet är, ge en kort bakgrund till problemet och ge en rekommendation för att åtgärda problemet. Projektledaren ska inkluderas i alla e-postmeddelanden som gäller SmartVoice-projektet. Informell kommunikation: Medan informell kommunikation är en del av varje projekt och är nödvändigt för framgångsrik projektfärdigande, måste eventuella problem, problem eller uppdateringar som uppstår från informell diskussion mellan lagmedlemmar kommuniceras till projektledaren så att lämpliga åtgärder kan vidtas. Kostnadshanteringsplan Kostnadshanteringsplanen definierar tydligt hur kostnaderna för ett projekt kommer att hanteras under hela projektets livscykel. Den sätter in format och standarder genom vilka projektkostnaderna mäts, rapporteras och kontrolleras. Att arbeta inom riktlinjerna för kostnadshantering är absolut nödvändigt för alla projektteammedlemmar för att säkerställa att projektet genomförs framgångsrikt. Dessa riktlinjer kan innefatta vilken nivå av WBS kostnadskonton som ska skapas i och upprättandet av acceptabla avvikelser. Kostnadshanteringsplanen: Identifierar vem som ansvarar för att hantera kostnader Identifierar vem som har befogenhet att godkänna förändringar i projektet eller dess budget. Hur kostnadseffektiviteten kvantitativt mätas och rapporteras om rapportformat, frekvens och till vilken de presenteras. För komplexa eller stora projekt Kostnadshanteringsplanen kan inkluderas som en bilaga till projektplanen eller som ett separat, fristående dokument. Förutom denna projektplanmall har vi en detaljerad kostnadshanteringsplanmall tillgänglig på vår hemsida. Projektledaren ansvarar för hantering och rapportering av projektkostnader under hela projektets löptid. Projektledaren presenterar och granskar projektets kostnadseffektivitet under det månatliga projektstatusmötet. Projektledaren ansvarar för att använda kostnadsvärdesberäkningar och redovisar kostnadsavvikelser och presenterar projekt sponsorn med alternativ för att få projektet tillbaka på budgeten. All budgetmyndighet och beslut, inklusive budgetändringar, bor hos SmartVoice Project Sponsor. För SmartVoice-projektet kommer kontrollkonton att skapas på den fjärde nivån av WBS, där alla kostnader och prestanda kommer att hanteras och spåras. SmartVoice-projektets finansiella resultat kommer att mätas genom beräkningar av intjänade värden avseende projektkostnadskonton. Arbetet påbörjat på arbetspaket kommer att bevilja det arbetspaketet med 50 krediter, medan de återstående 50 krediteras efter slutförandet av allt arbete som definieras i det arbetspaketet. Kostnaderna kan avrundas till närmaste dollar och arbetstimmar avrundas till närmaste hela timmen. Kostnads - och schemaläggningsindex (CPI respektive SPI) rapporteras månadsvis av projektledaren till projekt sponsorn. Avvikelser av 10 eller - 0,1 i kostnads - och schemaläggningsindexen ändrar statusen för kostnaden till gul eller varning. Dessa kommer att rapporteras och om det fastställs att det inte finns någon eller minimal inverkan på projektens kostnad eller schablonbaslinje så kan det inte krävas någon åtgärd. Kostnadsavvikelser på 20 eller - 0,2 i kostnads - och schemaläggningsindexen ändrar statusen för kostnaden till röd eller kritisk. Dessa kommer att rapporteras och kräva korrigeringsåtgärder från projektledaren för att bringa kostnad och index-resultatindex överensstämmer med den tillåtna variansen. Eventuella korrigerande åtgärder kommer att kräva en begäran om projektändring och måste godkännas av CCB innan den kan genomföras. Beräkningar av intjänade värden kommer att sammanställas av projektledaren och rapporteras vid det månatliga projektstatusmötet. Om det finns indikationer på att dessa värden kommer att närma sig eller nå det kritiska steget före ett senare möte, kommer projektansvarig att omedelbart kommunicera detta till projekt sponsorn. Förvaltningsplan för upphandling Förvaltningsplanen för upphandling bör definieras tillräckligt för att tydligt identifiera nödvändiga steg och ansvar för upphandling från början till slutet av ett projekt. The project manager must ensure that the plan facilitates the successful completion of the project and does not become an overwhelming task in itself to manage. The project manager will work with the project team, contractspurchasing department, and other key players to manage the procurement activities. For larger projects or projects with more complicated procurement management requirements, you can include the Procurement Management Plan as a separate document apart from the Project Management Plan. In addition to this Project Plan Template we have a detailed Procurement Management Plan Template available on our website. The Project Manager will provide oversight and management for all procurement activities under this project. The Project Manager is authorized to approve all procurement actions up to 50,000. Any procurement actions exceeding this amount must be approved by the Project Sponsor. While this project requires minimal or no procurement, in the event procurement is required, the Project Manager will work with the project team to identify all items or services to be procured for the successful completion of the project. The Project Manager will then ensure these procurements are reviewed by the Program Management Office (PMO) and presented to the contracts and purchasing groups. The contracts and purchasing groups will review the procurement actions, determine whether it is advantageous to make or buy the items or resource required services internally, and begin the vendor selection, purchasing and the contracting process. In the event a procurement becomes necessary, the Project Manager will be responsible for management any selected vendor or external resource. The Project Manager will also measure performance as it relates to the vendor providing necessary goods andor services and communicate this to the purchasing and contracts groups. Project Scope Management Plan It is important that the approach to managing the projects scope be clearly defined and documented in detail. Failure to clearly establish and communicate project scope can result in delays, unnecessary work, failure to achieve deliverables, cost overruns, or other unintended consequences. This section provides a summary of the Scope Management Plan in which it addresses the following: Who has authority and responsibility for scope management How the scope is defined (i. e. Scope Statement, WBS, WBS Dictionary, Statement of Work, etc.) How the scope is measured and verified (i. e. Quality Checklists, Scope Baseline, Work Performance Measurements, etc.) The scope change process (who initiates, who authorizes, etc.) Who is responsible for accepting the final project deliverable and approves acceptance of project scope We have a detailed Scope Management Plan Template available on our website which can be included as an appendix to the Project Management Plan for larger or more complex projects. Be sure to review it and determine if its necessary for managing your project. Scope management for the SmartVoice Project will be the sole responsibility of the Project Manager. The scope for this project is defined by the Scope Statement, Work Breakdown Structure (WBS) and WBS Dictionary. The Project Manager, Sponsor, and Stakeholders will establish and approve documentation for measuring project scope which includes deliverable quality checklists and work performance measurements. Proposed scope changes may be initiated by the Project Manager, Stakeholders or any member of the project team. All change requests will be submitted to the Project Manager who will then evaluate the requested scope change. Upon acceptance of the scope change request the Project Manager will submit the scope change request to the Change Control Board and Project Sponsor for acceptance. Upon approval of scope changes by the Change Control Board and Project Sponsor the Project Manager will update all project documents and communicate the scope change to all stakeholders. Based on feedback and input from the Project Manager and Stakeholders, the Project Sponsor is responsible for the acceptance of the final project deliverables and project scope. The Project Sponsor is responsible for formally accepting the projects final deliverable. This acceptance will be based on a review of all project documentation, testing results, beta trial results, and completion of all taskswork packages and product functionality. Schedule Management Plan This section of the Project Plan provides a general framework for the approach which will be taken to create the project schedule. Effective schedule management is necessary for ensuring tasks are completed on time, resources are allocated appropriately, and to help measure project performance. This section of the Project Plan should include discussion of the scheduling toolformat, schedule milestones, and schedule development roles and responsibilities. Be sure to check out the detailed Schedule Management Plan Template available on our website. The separate Schedule Management Plan is suitable for larger projects or projects where the schedule management is more formalized. The Schedule Management Plan can be broken out as an appendix to the Project Plan. Project schedules for the SmartVoice Project will be created using MS Project 2007 starting with the deliverables identified in the projects Work Breakdown Structure (WBS). Activity definition will identify the specific work packages which must be performed to complete each deliverable. Activity sequencing will be used to determine the order of work packages and assign relationships between project activities. Activity duration estimating will be used to calculate the number of work periods required to complete work packages. Resource estimating will be used to assign resources to work packages in order to complete schedule development. Once a preliminary schedule has been developed, it will be reviewed by the project team and any resources tentatively assigned to project tasks. The project team and resources must agree to the proposed work package assignments, durations, and schedule. Once this is achieved the project sponsor will review and approve the schedule and it will then be base lined. In accordance with TSIs organizational standard, the following will be designated as milestones for all project schedules: Completion of scope statement and WBSWBS Dictionary Baselined project schedule Approval of final project budget Project kick-off Approval of roles and responsibilities Requirements definition approval Completion of data mappinginventory Project implementation Acceptance of final deliverables Roles and responsibilities for schedule development are as follows: The project manager will be responsible for facilitating work package definition, sequencing, and estimating duration and resources with the project team. The project manager will also create the project schedule using MS Project 2007 and validate the schedule with the project team, stakeholders, and the project sponsor. The project manager will obtain schedule approval from the project sponsor and baseline the schedule. The project team is responsible for participating in work package definition, sequencing, duration, and resource estimating. The project team will also review and validate the proposed schedule and perform assigned activities once the schedule is approved. The project sponsor will participate in reviews of the proposed schedule and approve the final schedule before it is base lined. The project stakeholders will participate in reviews of the proposed schedule and assist in its validation. Quality Management Plan This portion of the Project Management Plan Template discusses how quality management will be used to ensure that the deliverables for the project meet a formally established standard of acceptance. All project deliverables should be defined in order to provide a foundation and understanding of the tasks at hand and what work must be planned. Quality management is the process by which the organization not only completes the work, but completes the work to an acceptable standard. Without a thorough Quality Management Plan, work may be completed in a substandard or unacceptable manner. This section should include quality roles and responsibilities, quality control, quality assurance, and quality monitoring. For larger or more complex projects, the Quality Management Plan may be included as an appendix or separate document from the Project Management Plan. A detailed Quality Management Plan Template is available for use on our website. All members of the SmartVoice project team will play a role in quality management. It is imperative that the team ensures that work is completed at an adequate level of quality from individual work packages to the final project deliverable. The following are the quality roles and responsibilities for the SmartVoice Project: The Project Sponsor is responsible for approving all quality standards for the SmartVoice Project. The Project Sponsor will review all project tasks and deliverables to ensure compliance with established and approved quality standards. Additionally, the Project Sponsor will sign off on the final acceptance of the project deliverable. The Project Manager is responsible for quality management throughout the duration of the project. The Project Manager is responsible for implementing the Quality Management Plan and ensuring all tasks, processes, and documentation are compliant with the plan. The Project Manager will work with the projects quality specialists to establish acceptable quality standards. The Project Manager is also responsible for communicating and tracking all quality standards to the project team and stakeholders. The Quality Specialists are responsible for working with the Project Manager to develop and implement the Quality Management Plan. Quality Specialists will recommend tools and methodologies for tracking quality and standards to establish acceptable quality levels. The Quality Specialists will create and maintain Quality Control and Assurance Logs throughout the project. The remaining member of the project team, as well as the stakeholders will be responsible for assisting the Project Manager and Quality Specialists in the establishment of acceptable quality standards. They will also work to ensure that all quality standards are met and communicate any concerns regarding quality to the Project Manager. Quality control for the SmartVoice Project will utilize tools and methodologies for ensuring that all project deliverables comply with approved quality standards. To meet deliverable requirements and expectations, we must implement a formal process in which quality standards are measured and accepted. The Project Manager will ensure all quality standards and quality control activities are met throughout the project. The Quality Specialists will assist the Project Manager in verifying that all quality standards are met for each deliverable. If any changes are proposed and approved by the Project Sponsor and CCB, the Project Manager is responsible for communicating the changes to the project team and updating all project plans and documentation. Quality assurance for the SmartVoice Project will ensure that all processes used in the completion of the project meet acceptable quality standards. These process standards are in place to maximize project efficiency and minimize waste. For each process used throughout the project, the Project Manager will track and measure quality against the approved standards with the assistance of the Quality Specialists and ensure all quality standards are met. If any changes are proposed and approved by the Project Sponsor and CCB, the Project Manager is responsible for communicating the changes to the project team and updating all project plans and documentation. Risk Management Plan This part of the Project Plan provides a general description for the approach taken to identify and manage the risks associated with the project. It should be a short paragraph or two summarizing the approach to risk management on this project. Since risk management is a science in itself, we have many risk management templates available on our website. Look for the detailed Risk Management Plan Template, Risk Register Template along with our article on how to perform a risk assessment meeting. The approach for managing risks for the SmartVoice Project includes a methodical process by which the project team identifies, scores, and ranks the various risks. Every effort will be made to proactively identify risks ahead of time in order to implement a mitigation strategy from the projects onset. The most likely and highest impact risks were added to the project schedule to ensure that the assigned risk managers take the necessary steps to implement the mitigation response at the appropriate time during the schedule. Risk managers will provide status updates on their assigned risks in the bi-weekly project team meetings, but only when the meetings include their risks planned timeframe. Upon the completion of the project, during the closing process, the project manager will analyze each risk as well as the risk management process. Based on this analysis, the project manager will identify any improvements that can be made to the risk management process for future projects. These improvements will be captured as part of the lessons learned knowledge base. Risk Register The Risk Register for this project is provided in Appendix C, Risk Register. Staffing Management Plan Here the Project Plan Template discusses how you plan to staff the project. This section should include discussion on matrixed or projectized organizational structure depending on which is being used for this project. This section of the project plan should also include how resources will be procured and managed as well as the key resources needed for the project. The SmartVoice Project will consist of a matrix structure with support from various internal organizations. All work will be performed internally. Staffing requirements for the SmartVoice Project include the following: Project Manager (1 position) responsible for all management for the SmartVoice Project. The Project Manager is responsible for planning, creating, andor managing all work activities, variances, tracking, reporting, communication, performance evaluations, staffing, and internal coordination with functional managers. Senior Programmer (1 position) responsible for oversight of all coding and programming tasks for the SmartVoice Project as well as ensuring functionality is compliant with quality standards. Responsible for working with the Project Manager to create work packages, manage risk, manage schedule, identify requirements, and create reports. The Senior Programmer will be managed by the Project Manager who will provide performance feedback to the functional manager. Programmer (1 position) responsible for coding and programming for the SmartVoice Project. All coding and programming tasks will be reviewed by the Senior Programmer prior to implementation. Responsibilities also include assisting with risk identification, determining impacts of change requests, and status reporting. The Programmer will be managed by the Project Manager and feedback will be provided to the functional manager for performance evaluations by the Project Manager and Senior Programmer. Senior Quality Specialist (1 position) responsible for assisting the Project Manager in creating quality control and assurance standards. The Senior Quality Specialist is also responsible for maintaining quality control and assurance logs throughout the project. The Senior Quality Specialist will be managed by the Project Manager who will also provide feedback to the functional manager for performance evaluations. Quality Specialist (1 position) responsible for assisting the Project Manager and Senior Quality Specialist in creating and tracking quality control and assurance standards. The Quality Specialist will have primary responsibility for compiling quality reporting and metrics for the Project Manager to communicate. The Quality Specialist will be managed by the Project Manager who will provide feedback, along with the Senior Quality Specialist to the functional manager for performance evaluations. Technical Writer (1 position) responsible for compiling all project documentation and reporting into organizational formats. Responsible for assisting the Project Manager in Configuration Management and revision control for all project documentation. Responsible for scribing duties during all project meetings and maintaining all project communication distribution lists. The Technical Writer will be managed by the Project Manager who will also provide feedback to the functional manager for performance evaluations. Testing Specialist (1 position) responsible for helping establish testing specifications for the SmartVoice Project with the assistance of the Project Manager and Programmers. Responsible for ensuring all testing is complete and documented in accordance with TSI standards. Responsible for ensuring all testing resources are coordinated. The Testing Specialist will be managed by the Project Manager who will also provide feedback to the functional manager for performance evaluations. The Project Manager will negotiate with all necessary TSI functional managers in order to identify and assign resources for the SmartVoice Project. All resources must be approved by the appropriate functional manager before the resource may begin any project work. The project team will not be co-located for this project and all resources will remain in their current workspace. Resource Calendar Include a Resource Calendar as part of your project plan. The resource calendar identifies key resources needed for the project and the timesdurations theyll be needed. Some resources may be needed for the entire length of the project while others may only be required for a portion of the project. This information must be agreed to by the Project Sponsor and Functional Managers prior to beginning the project. The SmartVoice Project will require all project team members for the entire duration of the project although levels of effort will vary as the project progresses. The Project is scheduled to last one year with standard 40 hour work weeks. If a project team member is not required for a full 40 hour work week at any point during the project, their efforts outside of the SmartVoice Project will be at the discretion of their Functional Manager. Cost Baseline This section of the Project Plan Template contains the cost baseline for the project upon which cost management will be based. The project will use earned value metrics to track and manage costs and the cost baseline provides the basis for the tracking, reporting, and management of costs. The cost baseline for the SmartVoice project includes all budgeted costs for the successful completion of the project.